منتشر شده:
12 اردیبهشت 1402
دسته بندی:
طراحی / ایده
طراحی و اجرای فرآیند ارتباط با اربابرجوع
طراحی و اجرای فرآیند ارتباط با اربابرجوع
کارفرما: صندوق تأمین خسارتهای بدنی (وابسته به وزارت امور اقتصادی و دارایی)
مدت اجرا: ۳ سال | ارزش ریالی: ۶۰ میلیارد ریال
معرفی یکخطی:
طراحی و اجرای کامل فرآیند پاسخگویی، ثبت، اسکن، ورود اطلاعات و آرشیو دیجیتال پروندههای اربابرجوع در ساختمان مرکزی صندوق.
مهمترین اقدامات تیم تکاپو در این پروژه:
تحلیل اولیه ساختار موجود پاسخگویی به اربابرجوع در ساختمان مرکزی.
طراحی نقشه گردش فرآیند ارتباط با اربابرجوع، از لحظه ورود تا تحویل نهایی پرونده.
تجهیز یک میز خدمت چندمنظوره در ورودی سازمان برای پاسخگویی اولیه.
آموزش تیم ثابت مستقر در محل (۱۰ نفر) برای پاسخگویی و ثبت اولیه.
طراحی فرمهای ثبت دستی و دیجیتال متناسب با فرمتهای موردنیاز صندوق.
ساماندهی نوبتدهی و زمانبندی ملاقاتها جهت کاهش ازدحام.
پیادهسازی فرآیند فیزیکی جمعآوری و دستهبندی اسناد اربابرجوع.
کدگذاری پروندهها و اختصاص شماره یکتا به هر درخواست.
طراحی ساختار پوشهبندی دیجیتال مطابق نیاز سازمان و ساختار حقوقی پروندهها.
ورود دادههای اسناد به سامانه اختصاصی ثبت صندوق
پیادهسازی کنترل کیفی دو مرحلهای روی اطلاعات ثبتشده (ورودی/تطبیق).
آموزش نیروهای ثبت برای کاهش نرخ خطای ورود اطلاعات.
تهیه بکاپهای هفتگی از کل اطلاعات اسکن و ثبتشده.
بارگذاری مستندات در سیستم آرشیو دیجیتال داخلی صندوق.
تطابق کامل با استانداردهای امنیت اطلاعات سازمان و حفظ محرمانگی اسناد.
گزارشگیری روزانه از عملکرد تیم، تعداد پروندهها، درصد خطا و بهرهوری.
مدیریت حضور و غیاب دقیق اپراتورها و ایجاد سیستم شیفتبندی فشرده.
پاسخگویی به استعلامهای فوری در کمتر از ۲۴ ساعت طبق SLA توافقشده.
برگزاری جلسات ماهانه با ناظران کارفرما برای بررسی پیشرفت پروژه و اخذ تأیید عملکرد.
